Ga naar Index

Grote bestanden versturen met beveiligde e-mail van Secumail? Zo doe je dat.


Groot stuk baggage
Groot stuk baggage

Grote bestanden versturen met beveiligde e-mail van Secumail? Zo doe je dat

De meeste e-mails die onze klanten sturen zijn gewone berichten aan hun klanten. Soms echter gaat er een groot bestand mee, en niets is zo vervelend als de mededeling: de e-mail kon niet worden bezorgd, want het bericht is te groot. Secumail heeft een gangbare limiet van 25 MB maar soms is dit niet genoeg.

Als je een groter bestand wil meesturen dan is er een hele makkelijke, en vooral veilige manier voor de klanten die Outlook of GMail voor Business gebruiken. Het is niet moeilijker dan de normale manier van bestanden toevoegen en deze methode heeft geen beperkingen op de omvang.

Zo doe je dat

Kortgezegd doe je het volgende: Je plaatst het bestand dat je wilt e-mailen in OneDrive (voor Outlook) of Google Drive (voor GMail) en daarna stuur je een e-mail met dit bestand als linkje naar de ontvanger. Daarbij kan je dan nog kiezen of de ontvanger alleen mag lezen of ook mag wijzigen in het document. In het bijgevoegde filmpjes zie je precies hoe het werkt.

Uitleg Outlook / OneDrive

Uitleg GMail / Google Drive:

Waarom is het fijn om het zo te doen?

Veilig

De hoofdreden is: het is veilig. Door het grote bestand via een e-mail met Secumail te versturen, voldoe je aan de eisen die de AVG stelt om een bestand te versturen waar vertrouwelijke gegevens inzitten. Dit kunnen persoonlijke gegevens zijn waar de AVG over gaat, maar natuurlijk ook concurrentie gevoelige gegevens zoals prijzen van jouw producten of andere bedrijfsgeheimen.

Het is veilig omdat je zeker weet dat de link waarmee het bestand te benaderen is via een versleutelde verbinding wordt toegestuurd en wordt opgehaald via een versleutelde verbinding met de browser. Dus alle digitale paden zijn versleuteld en de communicatie voldoet daarmee aan de AVG.

Handig

Het is ook handig: Bestanden staan niet meer in de mailbox, maar op een plek, namelijk de beveiligde werkomgeving van de verzender. Je geeft eigenlijk de ontvanger op een veilige manier toegang tot het originele bestand. Als het de bedoeling is dat de ontvanger zijn aanvullingen geeft, dan is het ook prettig dat dit direct in het document gebeurt en niet naderhand nog weer door de eigenaar van het document zelf moet worden toegevoegd. Dus samen werken aan een document wordt nu heel gemakkelijk. En Secumail zorgt ervoor dat het ook superveilig gaat.

Hulp nodig?

Heb je hier vragen over, vraag mij gerust om extra uitleg. Dit kan via email of telefoon,

Met vriendelijke groet,

Yvonne Hoogendoorn CEO Secumail

PS: Dit is juist ook handig voor het versturen van offertes, want je ziet meteen als het bestand is geopend door de ontvanger en dan kan je nog even bellen of alles naar verwachting is en of de klant tot het verstrekken van de opdracht over gaat!

Wilt u meer weten over Secumail? Maak dan vandaag nog een afspraak of kijk op onze website voor de white paper.


Goede informatie? Deel het!